لماذا لم تعد فاتورة PDF تكفي؟

كانت فاتورة PDF تطورًا حقيقيًا. أنهت إرسال الورق بالبريد، وصارت الفاتورة تصل في اليوم نفسه، وبالشكل نفسه الذي كانت عليه مطبوعة. وظل هذا كافيًا عشرين سنة.

لكنه لم يعد كافيًا، والسبب ليس أن الجهات التنظيمية لا تحب ملفات PDF.

ملف PDF صورة للمعلومات

كل ما في فاتورة PDF مرئي فقط. الإجمالي يُفهم أنه إجمالي بسبب مكانه في الصفحة والكلمة المكتوبة فوقه. ولا يوجد في الملف ما يقول هذا الرقم هو مبلغ الضريبة.

لهذا يُدخل موظفو حسابات المورّدين الفواتير يدويًا، وتتم المطابقة يدويًا، وتستمر الخلافات أسابيع: الطرفان ينظران إلى صور ويكتبان ما يريانه.

ما الذي يتغير مع البيانات المنظّمة

• جهاز الضرائب يتحقق آليًا. الركن الخامس في فوترة يفحص الفواتير أثناء انتقالها، بدل إعادة تجميعها لاحقًا من الإقرارات.
• نظام عميلك يقيّد الفاتورة دون إدخال يدوي. كل حقل يصل كحقل جاهز.
• الأخطاء تظهر فورًا. الرقم الضريبي الخطأ يُرفض عند الإرسال، ولا يُكتشف أثناء التدقيق.
• المطابقة تصبح آلية. أرقام أوامر الشراء تصل كبيانات، فيمكن فعلًا أتمتة المطابقة الثلاثية.

الإلزام يحدد لك الموعد. أما سبب تنفيذه بإتقان فهو أن الفائدة الأكبر تعود على جانب استلام الفواتير في شركتك.

ما الذي تخسره

لا شيء من وجهة نظر عميلك. يمكنك أن تستمر في تقديم نسخة مقروءة، بل يُستحسن ذلك. الذي يتغير أن النسخة المقروءة لم تعد هي السجل الرسمي، وإنما هي عرض له.

التكلفة الحقيقية

ليست في البرنامج. التكلفة في تنظيف البيانات الذي شرحناه في الحقول التي تسبب أغلب حالات الرفض، وفي عادات العمل المرتبطة به: بيانات العميل يجب أن تكتمل الآن قبل أن تصدر الفاتورة، والإشعار الدائن يجب أن يذكر الفاتورة التي يصحّحها.

الفرق التي تعدّ هذا هو المشروع نفسه تنتهي مبكرًا. والفرق التي تعدّه مجرد شراء برنامج تكتشف ذلك في آخر أسبوعين.

أسئلة ذات صلة

هل يمكننا الاستمرار في إرسال ملفات PDF بالبريد الإلكتروني إلى جانب الفاتورة الإلكترونية؟

نعم. وأغلب الشركات ستفعل ذلك لأن العملاء يطلبونها.

هل يكفي وضع رمز QR على ملف PDF؟

لا. المستند الذي عليه رمز QR يبقى مستندًا. راجع ما الذي يُعدّ فاتورة إلكترونية.

وماذا عن الفواتير التي نستلمها من خارج عُمان؟

التزاماتك تخص الفواتير التي تصدرها أنت. فواتير المشتريات من الخارج ستستمر في الوصول كما تصل اليوم، وهذا سبب آخر يجعل قسم حسابات المورّدين يعمل بطريقتين معًا لفترة.