ماذا تفعل قبل 90 يومًا من موعد تطبيق فوترة؟

تسعون يومًا تكفي إذا استُخدمت بالترتيب الصحيح. والترتيب أهم من حجم الجهد، لأن كل خطوة تعتمد على التي قبلها: لا يمكنك أن تختبر قبل أن ترتبط، ولا أن ترتبط قبل أن تختار، ولا شيء يعمل قبل أن تكون البيانات صحيحة.

من اليوم 90 إلى اليوم 60: البيانات

ابدأ من هنا حتى لو كان هذا أقل الأجزاء تشويقًا، فهو الجزء الوحيد الذي لا يمكن اختصاره.

1. راجع الأرقام الضريبية في بيانات العملاء الأساسية. كل عميل مسجّل في ضريبة القيمة المضافة يجب أن يكون له رقم كامل ومحدّث في الحقل المخصص له.
2. وحّد وحدات القياس ورموز الأصناف وتخلّص من المكرر منها.
3. تأكد أن المعاملة الضريبية مسجّلة على مستوى البند، وليست مطبّقة على الفاتورة كلها.
4. تأكد أن الإشعارات الدائنة تشير إلى فواتيرها الأصلية.
5. صحّح بيانات تسجيلك أنت، أي الرقم الضريبي (TIN) ورقم التسجيل في ضريبة القيمة المضافة والسجل التجاري، لتطابق ما هو مسجّل لدى جهاز الضرائب في سلطنة عُمان.

وفي أثناء ذلك، تأكد أنك تستطيع فعلًا الدخول إلى بوابة فوترة ببيانات الدخول الحالية لدى جهاز الضرائب، وأن رقمك الضريبي (TIN) مرتبط برقم سجل تجاري. اكتشاف العكس في الأسبوع العاشر كارثة يمكن تجنبها.

من اليوم 60 إلى اليوم 45: اختيار مزوّد الخدمة

اختر اثنين أو ثلاثة من مزوّدي الخدمة المعتمدين (ASP) من القائمة التي ينشرها جهاز الضرائب. راجع معهم الأسئلة التي تطرحها قبل التوقيع، وأعطِ كل واحد منهم عشر فواتير حقيقية ليتحقق منها كما هي.

وتذكّر أنك ترتبط بمزوّد خدمة واحد فقط في الوقت نفسه، فهذا قرار وليس تجربة.

من اليوم 45 إلى اليوم 30: الربط

سجّل مراحل التعاقد على البوابة، وارفع المستندات المطلوبة، وحدّد تاريخ السريان في الوقت الذي يناسبك، ونهاية الشهر هي الأنسب في العادة، ثم أرسل طلب الربط. يقبل مزوّد الخدمة الطلب، والمتوقع بعدها أن يضيفك إلى SMP خلال ثلاثة أيام عمل.

الخطوات كاملة في مقال الربط بمزوّد خدمة معتمد.

من اليوم 30 إلى اليوم 10: الربط التقني والاختبار

• اربط برنامج المحاسبة بمزوّد الخدمة وأرسل عيّنة تمثّل فواتيرك: بنود خاضعة للنسبة الأساسية وأخرى لنسبة الصفر وأخرى معفاة، وفاتورة بعملة أجنبية، وإشعار دائن، وفاتورة كثيرة البنود.
• عالج أخطاء التحقق واحدًا واحدًا. توقّع ظهورها، فهذان الأسبوعان مخصصان لها.
• اتفق على طريقة وصول الأخطاء إلى فريقك بعد بدء التشغيل الفعلي، ومن المسؤول عن تصحيحها.
• نفّذ إقفال شهر كاملًا بالطريقتين معًا إذا سمح موعدك بذلك.

من اليوم 10 إلى اليوم 0: الموظفون

1. درّب كل من يصدر الفواتير. القاعدة الجديدة التي يجب أن يستوعبوها أن بيانات العميل الناقصة توقف الفاتورة الآن.
2. أخبر عملاءك بما سيتغير، وبأنهم سيستمرون في استلام نسخة مقروءة.
3. اتفق على نظام العمل في الأسبوع الأول: من يفحص ماذا كل يوم، وإلى من تُرفع المشكلة.

أول أسبوع تشغيل فعلي ليس حدثًا تقنيًا. هو الأسبوع الذي تكتشف فيه أن بعض ما كنت تظنه قواعد في إصدار الفواتير لم يكن إلا عادات.

إذا بقي لك أقل من 90 يومًا

اختصر المراحل الوسطى، لا البداية. اختيار مزوّد الخدمة بسرعة يكلفك أقل من التأخر في تنظيف البيانات، لأن تنظيف البيانات هو البند الوحيد في هذه القائمة الذي لا يمكن شراؤه.

وإذا أردت تطبيق هذه الخطة على وضع شركتك، فريقنا يقدّم مراجعة للجاهزية.