عشرة حقول في الفاتورة وراء أغلب حالات الرفض

عندما تُرفض أول دفعة من الفواتير الإلكترونية، يكون السبب في الغالب بسيطًا. الأخطاء تتكرر في عدد قليل من الحقول نفسها، وأغلبها بيانات لم يحدّثها أحد لأنه لم يكن هناك ما يفحصها من قبل.

المرجع المعتمد لقواعد التحقق هو مواصفة PINT OM، ومزوّد الخدمة سيخبرك بالقاعدة التي خالفتها كل فاتورة مرفوضة. وفيما يلي المواضع التي تبدأ بفحصها.

1. الرقم الضريبي للمشتري

قد يكون غير موجود، أو قديمًا، أو يخص شركة أخرى في المجموعة نفسها، أو مكتوبًا في خانة الملاحظات بدل الحقل المخصص له. هذا أكثر أسباب الرفض شيوعًا، وتصحيحه مهمة من يدير بيانات العملاء، وليس مهمة قسم تقنية المعلومات.

2. أرقامك التعريفية

يجب أن يطابق رقمك الضريبي (TIN) ورقم التسجيل في ضريبة القيمة المضافة والسجل التجاري ما هو مسجّل لدى جهاز الضرائب في سلطنة عُمان. أي اختلاف هنا يُسقط كل فواتيرك، لا بعضها.

3. رمز نوع الفاتورة

الفاتورة الضريبية والفاتورة المبسّطة والإشعار الدائن والإشعار المدين مستندات مختلفة، ولكل منها رمز خاص. والبرامج التي تسجّل الإشعار الدائن كفاتورة بأرقام سالبة تفشل في هذا الحقل.

4. الفئة الضريبية على مستوى البند

يجب تمييز البنود الخاضعة للنسبة الأساسية والخاضعة لنسبة الصفر والمعفاة في كل بند على حدة، برمز الفئة والنسبة الصحيحين. أما تطبيق معاملة ضريبية واحدة على الفاتورة كلها فهو العادة التي لن تصلح بعد الآن.

5. حساب الضريبة

يجب أن تتوافق ضريبة كل بند مع المبلغ الخاضع للضريبة والنسبة، وأن يطابق تفصيل الضريبة الإجماليات. والسبب المعتاد هو التقريب في المستوى الخطأ؛ فطريقة التقريب التي لم يكن يلاحظها أحد في الفاتورة المطبوعة تصبح الآن خطأ في التحقق.

6. العملة

يجب أن تُكتب عملة الفاتورة برمز صحيح، والفاتورة الصادرة بعملة أجنبية عليها متطلبات إضافية تخص مبلغ الضريبة. والبرامج المضبوطة مسبقًا على الريال العُماني وحده سبب شائع للرفض عند المصدّرين.

7. التواريخ

تاريخ الإصدار وتاريخ التوريد وتاريخ الاستحقاق حقول منفصلة، وهناك قواعد تحكم العلاقة بينها. تعبئة الثلاثة تلقائيًا بتاريخ اليوم تنجح في أغلب الفواتير، وتفشل في الحالات غير المعتادة.

8. وحدات القياس

كل كمية تحتاج إلى وحدة من قائمة رموز قياسية. «قطعة» و«وحدة» و«pcs» والحقل الفارغ تعني شيئًا واحدًا لمن يقرأ الفاتورة، لكنها أشياء مختلفة عند نظام التحقق.

9. المراجع

يجب أن يشير الإشعار الدائن إلى الفاتورة التي يصحّحها. وأرقام أوامر الشراء والعقود، إذا طلبها عميلك، يجب أن تُكتب في حقولها المخصصة، لا في سطر الوصف.

10. العناوين ورموز الدول

العناوين المكتوبة لتناسب الورقة المطبوعة، أي العنوان كله في خانة نصية واحدة، لا تُقبل في صيغة تطلب الدولة كرمز وأجزاء العنوان في حقول منفصلة.

تسعة من هذه العشرة تُصحَّح في بيانات العملاء والأصناف الأساسية، على يد شخص يعرف طبيعة العمل، قبل أن يدخل أي برنامج في الموضوع.

كيف تكتشف مشكلاتك مبكرًا

1. استخرج فواتير شهر كامل واحسب كم فاتورة منها فيها الرقم الضريبي للمشتري. النسبة تكون مفاجئة في العادة.
2. اكتب قائمة بوحدات القياس المختلفة التي تستخدمها. إن وجدت أربعين وحدة، فهي في الحقيقة ليست أربعين.
3. راجع الإشعارات الدائنة للسنة الماضية وتأكد أن كل إشعار يشير إلى فاتورة.
4. خذ عشر فواتير إلى مزوّد الخدمة الذي تفكر في التعاقد معه واطلب منه التحقق من بياناتها كما هي.

هذه الخطوة الأخيرة هي أنفع ساعة ستقضيها، ومن حقك أن تطلبها قبل توقيع أي عقد. راجع الأسئلة التي تطرحها قبل التوقيع.

ولمعرفة ما تفحصه المواصفة فعلًا، راجع شرح PINT OM بلغة مبسّطة.